英語を学んでビジネスに活かそう!ビジネス英語の基本

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東京オリンピックまであと3年を切り、これからさらに国際的なビジネスが日本中に広がっていくと見られています。多くの観光客もより日本を訪問し、ビジネスで英語を使う機会はどんどん増えていくことでしょう。

今回は、メールと会話におけるビジネス英語の基本についてご紹介していきます。

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基本的なビジネスメールの流れ

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英語で送るビジネスメールで押さえるべきポイントは以下の4点です。メールの流れに沿って、順番にご紹介していきます。

宛名

基本的な宛名の書き方はDearに続けて敬称、そして相手の名字を記載します。

  • 記載例
    Dear Mr. Ronaldo,
    ロナウド様へ
  • 敬称例
    男性:Mr
    既婚女性:Mrs.
    未婚女性:Miss
    女性全般:Ms.

近頃はMrsMissよりも女性全般に使えるMsがよく利用されています。

なお、相手の名前が不明だったり、不特定多数に送信したりする際には「To whom it may concern」や「Dear Sir/Madam」と記入するようにしてください。

「ご担当者様」に近いニュアンスです。

メールの要旨を文頭に

日本語ではまず説明を書き、それから文末に要旨を記載することが多いですが、英語ではまず要旨を文頭に書き、それから説明を書くことが基本的な流れです。

特に忙しいビジネスマンはまず文頭のみを読み、すぐに読むか後に回すか判断することが多いです。

文頭に要旨を欠いておかないといつも後回しにされてしまうので注意しましょう。

  • 御社の新商品についてお伺いさせてください。
    I am writing to enquire about your new products.
  • 明日の会議の件でメールを送らせていただきました。
    I am writing in reference to the meeting tomorrow.

締めのあいさつ

メールを締めるあいさつも重要です。書かなくても内容面では問題ありませんが、やはり丁寧なあいさつがあるのとないのでは相手に与える印象が大きく異なってくるでしょう。

基本的には下記の2つのパターンのどちらかを定型文として使用すれば大丈夫です。

  • ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。
    If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know
  • お返事いただけることを心待ちにしております。
    I look forward to hearing from you

結び

英語メールでは、必ず結びの言葉を文末に入れます。日本語でいうところの「敬具」や「草々」に当たるものです。日本語と同じく数多くの種類がありますが、その中にはビジネスには不適なものもありますので注意するようにしてください。

  • 心を込めて、敬具
    Sincerely,

一番よく使われる結びの言葉です。これを使っておけばまず間違いはありません。Your sincerelyとすればさらにフォーマルな表現となります。

  • どうぞよろしくお願いいたします。
    Best regards,

Bestregardsだけでも使うことができますが、それだとインフォーマルになりすぎるのでビジネスシーンではBest regardsと記すようにしましょう。Sincerelyよりも多少砕けた表現で、すでに面識のある相手に使用します。

なお、よく目にするBest wishesCheersといった表現はとてもフランクなものなので、ビジネスメールでは使わないようにしましょう。

ビジネス英会話

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英語には敬語がないと思われがちですが、日本語ほど厳しくないというだけで英語にも敬語はあります

お客様や取引先と対峙するビジネスシーンではもちろん敬語で話すことが求められるでしょう。基本的には丁寧にしゃべることができれば大きな問題はありません。

口調、ボディランゲージ、視線、姿勢といった、日本語で敬語を話すときにも重要となるポイントです。会話中に相手に与える印象の80%は言葉以外のもので決まるという研究結果もあります。

それに加えていくつかの定型文を覚えておけば、スムーズに会話をすることができるでしょう。

<初めてあいさつする時>

  • わざわざお越しくださり、誠にありがとうございます。
    Thank you very much for taking your time to come over.
  • 山田太郎と申します。明訓株式会社に勤めています。
    My name is Taro Yamada. I’d been with the Meikun company.
  • よろしくお願いします。
    Pleased to meet you.

<久しぶりに会う時>

  • お会い出来るのを楽しみにしていました。
    I’ve been looking forward to meeting you.
  • ご無沙汰しておりました。
    I haven’t seen you for a long time.
  • ご家族の方はお元気ですか?
    How’s your family?
    欧米では家族のことを尋ねるのはよくあるあいさつです。

<電話を掛けるとき>

  • こんにちは。パチューカ株式会社の本田と申します。
    Hello, This is Honda from Pachuca company.
  • ジダンさんお願いします。
    May I speak to Mr. Zidane, please?
  • ジダンはただいま外出しております。
    I’m afraid Zidane is not in the office now.
  • 彼に伝言をお願いできますか?
    Can I leave him a message?

<遅刻してしまった場合>

  • 遅れてしまって大変申し訳ございませんでした。
    I’m so sorry that I’m late.
  • 高速道路が渋滞しており、定刻に到着することができませんでした。
    Because the highway was is snarled up, I wasn’t able to arrive on time.

ビジネス英語の勉強にTOEICを活かそう!

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英語教育の重要性が叫ばれるにつれて、TOEICの点数を重視する企業が増えてきています。英語能力を総合的に測定することができ、自身の力量を客観的に評価することができるTOEICは英語学習にうってつけです。

日本中で毎月テストを受けることができる利便性も魅力的。力試しのためにも、勉強のモチベーションを維持するためにも、定期的に受けるとよいでしょう。

ただし、一度いい数字が出たからといって受けるのをやめてはいけません。TOEICスコアに有効期限はありませんが、企業や学校は一定の期間より前のスコアは受け付けてくれません(一般的には2年)。

継続は力なり。いつか満点を取る!くらいの気持ちで頑張っていきましょう。

まとめ

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インターネットの普及もあり、世界はますますボーダーフリーに向かい続けています。日本にやってくる海外の人たちに和のおもてなしの心を見せるためにも、せめて簡単なやり取りくらいは英語を使って行いたいものです。

英語力を磨き、自分の世界をより広げていきましょう!

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